Внутренний аудит процессов в медицинской организации

Внутренний аудит процессов в медицинской организации позволяет проверить значимые элементы управления качеством и охватывает все подразделения и персонал, задействованные в их выполнении. Необходимо правильно выбрать место и методы сбора данных

Цель аудита процессов

Аудит процесса (study-based audit) — это тематическое исследование, которое позволять оценить качество и эффективность осуществления отдельных процессов в медицинской организации:

• управления (складом, персоналом, профилактическими осмотрами);
• профилактики внутрибольничных инфекций,
• информирования пациентов (об их правах и медицинских процедурах, насколько они понимают запланированную медицинскую процедуру в момент подписания информированного согласия) и т. д.

Для проведения аудита процессов в медицинской организации должен быть внедрен процессный подход:

• выделены и описаны отдельные процессы с полным пониманием специфики и совокупности деятельности организации;
• определены показатели результативности процессов и способ их мониторинга;
• описано взаимодействие организационных подразделений и персонала при выполнении действий внутри процесса.

Составление плана внутренней проверки (на примере медицинской лаборатории)

Суть аудита процесса в медицинской организации на примере медицинской лаборатории представлена на рисунке.

Основные факторы, влияющие на качество результата

Необходимо взять бланк с результатами исследований по конкретному пациенту и начать «раскручивать» информацию назад. Проверяются все значимые элементы обеспечения качества выполнения исследования, и данный процесс захватывает все подразделения и персонал, задействованный в выполнении конкретного исследования.

План проверки:

1. Проверить сам бланк и его соответствие требованиям стандарта (п. 5.4 ИСО 15189).
2. Выяснить, на каком оборудовании проводилось исследование, выяснить статус этого оборудования (на дату проведения исследования должны быть сохранены доказательства того, что тест-система была работоспособной: это могут быть документы о калибровке, поверке, данные внутреннего контроля качества и т. п.).
3. Проверить, какой персонал выполнял исследование, был ли у него допуск (специальное обучение, повышение квалификации и т. п.).
4. Проверить данные об условиях окружающей среды на момент проведения исследований.
5. Проверить данные о том, какой использовался лот реагентов, калибраторов, контрольных материалов, не были ли они просрочены на тот момент, в каких условиях хранились и т. д.
6. Проверить весь цикл доставки биоматериала с соответствующими записями, подтверждающими соблюдение сроков, условий доставки, прием биоматериала и т. д.
7. Проверить правильность и полноту заполнения бланка-запроса на исследование.

Выбор места сбора данных

В большинстве процессов участвуют более одного отделения медицинской организации, а некоторые процессы одновременно реализуются в разных местах. Выбор места проведения аудита осуществляется на основании:

• анализа рисков, которые возникают в таких местах;
• определения важности каждого места в совокупной организации работы.

В условиях развитой информационной системы при аудите процессов в ряде случаев отпадает необходимость проведения аудита на месте. Например, в лаборатории, где внедрена лабораторная информационная система, почти нет необходимости проверять процессы проведения лабораторного анализа, управления складскими запасами, управления информацией и т. д., поскольку вся информация содержится в базах данных. Большинство других процессов также может быть проверено рассмотрением информации в электронном виде.

Методы сбора данных при проведении аудита процессов

Наблюдение. Наблюдение очень важно при аудите второй и третьей смены, когда число работающего персонала и руководителей меньше, чем в первой смене. К сожалению, организации, которые проводят аудит в третьей смене, встречаются очень редко. Подобный аудит, к примеру, приемного покоя в ночные часы позволяет найти огромное количество зон рисков и нарушений, которые не поддаются выявлению в дневное время.

Анализ документации (записей). При аудите процесса анализ записей дает наиболее полную информацию. К примеру, запрос на ремонт медицинского прибора открыт 01.06, а реализован только через две недели. Появляется тема для исследования: почему так медленно? Другой пример: в документе стоят подписи тех, кто его разработал, согласовал, проверил соответствие стандарту, утвердил. Вопрос для улучшения: как можно ускорить процесс одобрения документов?

Анкетирование. Данный метод дает наименьшее количество информации в сравнении с другими методами сбора данных. Анкетирование популярно потому, что заполнять бланк анкеты очень просто (спросил, получил ответ, записал) – в отличие от наблюдения, когда требуется умение определить, что именно смотреть, когда, как долго, и при этом уметь отличить плохую практику от надлежащей.

Источник: http://riaami.ru/